# 승인 메일

{% hint style="info" %}
**승인메일** 기능은 **Enterprise 플랜 구독자**에 한해 활용할 수 있는 기능입니다.
{% endhint %}

## 승인메일 이란?

* 기업이 설정한 메일 발송 정책에 따라 메일 내 파일이 첨부된 경우 혹은 외부 수신자가 포함되어 있는 경우 승인권자의 **승인이 있을 때만 메일을 외부로 발송할 수 있는 기능**입니다.
* **승인 메일 사용 조건 (첨부파일):** 발송할 **이메일에 첨부 파일이 포함**되어 있다면 승인권자의 승인을 받아야만 이메일 발송이 가능하도록 설정할 수 있습니다. \
  기업 내부의 주요 자료 (ex: 디자인, 도면, 기술자료, 코드, 영업비밀 등)를 첨부해 이메일을 외부로 발송하려면 승인이 완료된 이메일만 이메일 발송이 완료됩니다. 
* **승인 메일 사용 조건 (수신자)**:  보내는 메일에 **외부 수신자** 혹은 **외부 관련자**가 포함되어 있을 때 승인 후 이메일 발송이 되도록 설정할 수 있습니다.

## 승인메일 사용하기

### 1. 승인 메일 기능 활성화 하기

* **관리자 페이지 > 좌측 메뉴 > 승인 메일 > 기본 설정**을 클릭합니다.

<figure><img src="https://1767286697-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FLoe18hDMYTwb3AoSt3Gj%2Fuploads%2Fm4Rrd6stgv9Wq2pm4ZEA%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=f634f2fe-b43e-49e3-ba3d-452f659ccd67" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* **승인 메일 기능 사용 여부**에 **사용**으로 체크합니다.

### 2. 승인 메일 정책 설정하기

#### **승인 메일 사용 조건 설정하기**

<figure><img src="https://1767286697-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FLoe18hDMYTwb3AoSt3Gj%2Fuploads%2Fv1tEDxcSk1TgBpM0c9Ke%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=6f1789d8-39ba-4a07-b686-fbdc1bbe79c1" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

<table><thead><tr><th width="224.33333333333331">승인메일 사용 조건</th><th>상세 조건</th></tr></thead><tbody><tr><td><strong>첨부파일</strong></td><td><ul><li><strong>보내는 메일에 </strong><mark style="color:red;"><strong>대용량 파일이 첨부</strong></mark><strong>됐을 경우</strong>:<br>보내는 이메일에 대용량 파일이 첨부된 경우 별도의 승인 없이는 이메일이 발송될 수 업게 설정할 수 있습니다.</li><li><strong>보내는 메일에 </strong><mark style="color:red;"><strong>일반 or 대용량 파일이 첨부</strong></mark><strong>됐을 경우</strong>:<br>보내는 이메일에 일반 첨부 파일 혹은 대용량 파일이 첨부된 경우 별도의 승인 없이는 이메일 발송을 제한할 수 있습니다.</li><li><strong>보내는 메일에</strong> <mark style="color:red;"><strong>일반 or 대용량 파일 or 기존 대용량 첨부 링크</strong></mark><strong>가 첨부됐을 경우:</strong><br>보내는 이메일에 일반 첨부 파일, 대용량 파일 혹은 기존에 첨부했던 대용량 첨부 파일 링크가 포함된 경우 별도의 승인 없이는 이메일 발송을 제한할 수 있습니다.</li></ul></td></tr><tr><td><strong>수신자</strong></td><td><ul><li><strong>보내는 메일에 </strong><mark style="color:red;"><strong>외부 수신자</strong></mark><strong>가 포함되어 있을 경우:</strong> 보내는 이메일에 외부 수신자가 포함된 경우 별도의 승인 없이는 이메일이 발송될 수 없게 설정할 수 있습니다.</li><li><strong>보내는 메일에 </strong><mark style="color:red;"><strong>외부 수신자 or 외부 관련자</strong></mark><strong>가 포함되어 있을 경우</strong>: 보내는 이메일에 외부 수신자 혹은 외부 관련자가 포함된 경우 별도의 승인 없이는 이메일이 발송될 수 없게 설정할 수 있습니다.</li></ul></td></tr></tbody></table>

#### 승인권자 참조 기능 사용여부 설정하기

* **승인권자 참조 기능**:  승인권자가 메일의 **"받는 사람, 참조"** 목록에 존재할 경우 승인 절차를 진행하지 않고 메일 발송이 가능하게 설정할 수 있습니다.
* **참조 누락 알림**: **승인권자 참조 기능** 사용 시에만 활용 가능한 기능으로 메일 내 특정 수신자가 포함된 경우 승인권자가 누락되었을 때 누락 알림을 표시해줍니다.&#x20;
  * **내부 수신자 - 참조 누락 알림 사용**: 수신인에 **"내부 수신자"** 가 포함되어 있을 경우 승인권자 누락 알림 기능을 사용합니다.
  * **외부 관련자 - 참조 누락 알림 사용**: 수신인에 **"외부 관련자"** 가 포함되어 있을 경우 승인권자 누락 알림 기능을 사용합니다.
  * **외부 수신자 - 참조 누락 알림 사용**: 수신인에 **"외부 수신자"** 가 포함되어 있을 경우 승인권자 누락 알림 기능을 사용합니다.

### 3. 다단계 승인 기능

<figure><img src="https://1767286697-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FLoe18hDMYTwb3AoSt3Gj%2Fuploads%2FRPmH8lEAkR99m75wfj6e%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=cf4e39d3-555c-4f4f-bda8-80f37cc70ee4" alt="" width="539"><figcaption></figcaption></figure>

* <mark style="color:blue;">**관리자 페이지 > 승인 메일 > 기본 설정**</mark>에서 **다단계 승인 기능 사용 여부**에 <mark style="color:blue;">**사용**</mark>을 체크합니다.

<figure><img src="https://1767286697-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FLoe18hDMYTwb3AoSt3Gj%2Fuploads%2Fhb2SNQVeRq1RVDSLweB8%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=160f4421-4b21-47a3-8b9b-0e378475f547" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* 설정 후 **기안자**가 아웃룩에서 **메일을 보낼 때** 마지막으로 **결재선을 설정**할 수 있습니다.\
  (결재 순서는 기안자가 결재자로 선택한 순입니다.)

<figure><img src="https://1767286697-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FLoe18hDMYTwb3AoSt3Gj%2Fuploads%2FzfN8DAq9jBmIeDRb09Kq%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=80ef7542-d703-4a76-bf69-6e3b078faf47" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* 메일을 보낸 후, 결재자는 결재함에서 순서에 따라 결재를 진행하게 됩니다.

## 미결재 건 재알림 설정하기

* **미결재 건 재알림**: 결재자가 **승인 결재** 건에 대해 **응답이 없을 시 재알림**을 보낼 수 있습니다.
* **30분부터 12시간까지 재알림 시간**을 **설정**할 수 있습니다.

<figure><img src="https://content.gitbook.com/content/Loe18hDMYTwb3AoSt3Gj/blobs/cHRJepQXHD5u4CrzV7qG/%EB%AF%B8%EA%B2%B0%EC%9E%AC%20%EA%B1%B4%20%EC%9E%AC%EC%95%8C%EB%A6%BC%20%EC%8B%9C%EA%B0%84.png" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## 승인권자 설정하기

{% hint style="info" %}
앞서 설정한 승인 정책에 따라 사용자가 이메일 전송 시 이메일 전송을 승인해 줄 결재자를 지정할 수 있습니다.&#x20;
{% endhint %}

* **아웃룩 → 상단의** **토틀 탭 →  조직도 관리**를 클릭합니다. \
  (조직도 관리 메뉴는 관리자로 설정한 사용자에게만 보이는 메뉴입니다.)
* 조직도 관리 창이 나타나면 **결재자 관리** 탭을 클릭합니다.
* 결재자 관리 탭에서 좌측 조직도를 클릭해 **결재자**와 **기안자** 정보를 **화살표 아이콘을 클릭**해 추가 및 제외할 수 있습니다.
  * **결재자**: 결재자로 지정하려는 사람을 클릭 후 화면 **상단부의 \[ > ]**&#xB97C; 클릭해 결재자에 추가합니다.
  * **기안자**: 결재자를 지정했다면 결재자 아래 기안자 정보를 **화살표 버튼\[ > ]**&#xC744; 클릭해 추가 및 제외해 줍니다.
* 결재자 및 기안자 정보를 모두 설정했다면 조직도 관리 창 우측 상단에 위치한 **결재자 정보 저장**을 클릭해 변경 및 업데이트 된 내용을 저장해 줍니다.

<figure><img src="https://1767286697-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FLoe18hDMYTwb3AoSt3Gj%2Fuploads%2FBMLii8mNlDhj1Bj2yzMk%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=435ad062-dccb-48b9-91d8-6ba389bcc83e" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## 승인요청 및 결재 현황 확인하기

* 조직 내부의 이메일 전송 승인 정책에 따라 사용자가 외부 수신자에게 이메일을 전송하거나 대용량 첨부파일을 포함해 이메일을 전송하게 되면 자동적으로 이메일 전송을 위한 승인 절차가 진행되게 됩니다.&#x20;
* 자동적으로 진행된 승인 현황을 확인하려면 **아웃룩 → 상단의** **토틀 탭 →  승인 메일** 메뉴를 통해 상세 현황을 확인할 수 있습니다.

<details>

<summary>기안함</summary>

발송 승인 요청된 이메일을 상세 결재 현황과 함께 조회해 볼 수 있습니다.

<div align="left"><figure><img src="https://1767286697-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FLoe18hDMYTwb3AoSt3Gj%2Fuploads%2FlABTifZB3Qp1ZlwUhhfi%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=ae134916-41ff-4d0e-b760-a8607495ddf8" alt="" width="375"><figcaption></figcaption></figure></div>

* 작성 일시
* 발신자
* 수신자
* 제목
* 발송 유형
* 현재 상태 (대기/승인/관리자 승인)
* 결재자
* 발송 결과 (대기/발송 완료)
* 결재 일시
* 결재 의견

</details>

<details>

<summary>결재함</summary>

* 결재자 권한이 있는 사용자가 승인 요청된 이메일 항목들을 확인할 수 있는 메뉴입니다.&#x20;
* 기안자들이 발송 승인을 요청한 이메일 항목들을 결재 현황과 함께 조회할 수 있어 대기 상태에 있는 요청 건들을 한 눈에 파악할 수 있습니다.

<div align="left"><figure><img src="https://1767286697-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FLoe18hDMYTwb3AoSt3Gj%2Fuploads%2FjzNuB2EfR4Oggh4GlPpH%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=b4150cf3-744d-4451-b9fd-9a4b0688c77b" alt="" width="375"><figcaption></figcaption></figure></div>

</details>

<details>

<summary>결재 알리미</summary>

승인 요청 건에 대한 결재 완료 현황을 알림으로 제공합니다.

<div align="left"><figure><img src="https://1767286697-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FLoe18hDMYTwb3AoSt3Gj%2Fuploads%2F8PuAWl1t8S75qFT6Xksv%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=3053474c-795b-420a-bc66-02446dae9e4f" alt="" width="362"><figcaption></figcaption></figure></div>

</details>