⛔조건부 메일 발송 제한

수신자 수, 특정 이메일 주소/도메인, 포함 단어에 대한 이메일 발송 정책을 설정해 이메일 발송을 제한할 수 있습니다.

조건부 메일 발송 제한 기능은 Enterprise 플랜 구독자에 한해 활용할 수 있는 기능입니다.

조건부 메일 발송 제한이란?

• 수신자 수, 특정 이메일 주소/도메인, 메일 내포함 단어에 대한 이메일 발송 정책을 설정한 후 설정 조건에 따라 직원들의 이메일 발송을 제한하거나 경고 메시지 창을 띄워 직원들의 업무 실수 혹은 기업 내 기밀 유출을 최소화할 수 있습니다.

• 관리자 도구를 통해 경고 메시지 창의 메시지를 원하는 대로 커스터마이징 할 수 있기 때문에 상황에 따라 유연하게 변경 및 적용이 가능합니다.

• 확인할 수신자 수 (예: 100 명 이상인 경우 발송 제한)

• 확인할 메일 주소에 따른 발송 제한 (예: 특정 메일 주소 및 도메인 포함 시 발송 제한)

• 확인할 단어 (메일 제목 및 내용)에 따른 발송 제한 (예: 매출, 도안, 디자인 등)

조건부 발송 제한 활성화 하기

• 관리자 페이지 > 좌측 메뉴 > 보안 및 실수 방지 > 발송 제한에 들어갑니다.

1. 발송 수신자 수 제한하기

수신자의 수가 N명 이상인 경우 이메일 발송 시 경고 메시지 창을 띄우거나 발송을 제한할 수 있습니다. 실수로 전 직원이 포함된 연락처 그룹을 수신자에 포함해 이메일을 전송하거나 (ex: 전 직원의 급여 파일을 전 직원에게 전송하는 실수), 개별 발송해야 하는 이메일을 개별 발송에 체크하지 않고 이메일을 발송하려고 할 때 이메일 발신자에게 경고 메시지 창을 띄워 메시지를 수정하게 만들 수 있습니다.

• 상세 정보 섹션에서 확인할 수신자의 수에 발송을 제한할 수신자의 수를 입력합니다.

  • ex) 500명으로 설정한 경우 발송하는 수신자의 수가 500명 이상인 경우 경고 창이 나타납니다.

• 경고 메시지 창의 종류를 화살표 버튼을 클릭해 선택합니다.

• 경고 메시지 창의 제목과 내용을 입력한 뒤 저장을 클릭합니다.

• 저장이 완료되면 발송제한 내역이 아래 이미지와 같이 나타납니다.

• 발송제한을 해제하고자 하는 경우에는 사용 여부 열에서 사용함에 클릭하면 사용 안함으로 변경됩니다.

2. 메일 주소로 제한하기

특정 이메일 주소 혹은 도메인에 따라 메일 발송을 제한할 수 있어 직원들이 다른 계정으로 회사 기밀 혹은 주요 데이터를 공유 및 유출하는 것을 효율적으로 차단할 수 있습니다.

• 특정 이메일 주소: 이메일 발송 시 특정 이메일 주소가 포함되어 있는 경우 발송을 제한하거나 경고 메시지 창을 띄울 수 있습니다. ex) [e-mail], [e-mail]

• 특정 도메인: 이메일 발송 시 특정 도메인의 이메일 주소를 포함하는 경우 이메일 발송을 제한하거나 경고 메시지 창을 띄울 수 있습니다. 도메인 정보를 *@domain.com 형태로 확인할 메일 주소에 추가하면 도메인 별 이메일 발송을 제한할 수 있습니다.

• 상세 정보 섹션에서 확인할 메일 주소에 발송을 제한할 특정 이메일 주소 혹은 도메인을 입력합니다. ex)*@naver.com 혹은 *@nate.com

• 경고 메시지 창의 종류와 메시지 창의 제목 및 내용을 입력한 뒤 저장을 클릭합니다.

• 발송 제한을 해제하고자 하는 경우에는 사용 여부 열에서 사용함에 클릭하면 사용 안함으로 변경됩니다.

3. 이메일 내 포함 단어로 제한하기

이메일 발송 시 제목 혹은 메일 본문에 특정 단어가 포함된 경우 이메일 발송을 제한하거나 경고 메시지 창을 띄울 수 있습니다.

1) 회사 기밀 유출 방지를 원한다면?

확인할 단어에 매출, 도안, 디자인 등의 단어가 포함된 경우에는 발송을 제한하도록 알림 경고창을 띄울 수 있습니다.

2) 인사, 노무 부서에서의 개인정보 유출 방지를 방지하고 싶다면?

인사부에서 관리하는 급여, 인사 평가 등과 같은 임직원들의 민감한 개인정보가 포함된 이메일을 전송하는 경우 발송을 재확인 혹은 제한하도록 설정할 수 있어 직원들의 업무 실수를 최소화 할 수 있습니다.

3) 모든 직원들에게 주요 정보 공유 전 내용을 재확인하게 하고 싶다면?

전 직원에게 공유되는 공지와 관련된 단어가 포함된 이메일인 경우 보내기 전 내용을 한번 더 확인하고 전송할 수 있게 경고 메시지 혹은 재확인 알림창을 띄워 활용할 수 있습니다.

• 상세 정보 섹션에서 확인할 단어에 발송을 제한할 단어를 입력합니다. ex)매출, 도안, 디자인 등.

• 경고 메시지 창의 종류와 메시지 창의 제목 및 내용을 입력한 뒤 저장을 클릭합니다.

• 저장이 완료되면 수신자가 차단된 단어를 포함한 이메일을 전송하려 할 때 아래와 같은 경고창이 나타나게 됩니다.

• 발송제한을 해제하고자 하는 경우에는 사용 여부 열에서 사용함에 클릭하면 사용 안함으로 변경됩니다.